Mantener una jerarquía y una buena organización administrativa dentro de la empresa es un acierto asegurado. Y es que ahí radica que todo el trabajo realizado dentro del departamento de administración de un negocio sea totalmente rentable, óptimo y eficaz. ¿Te gustaría conocer qué procesos o tareas tendrás que llevar a término en cuanto a organización administrativa de la empresa se refiere, así como las ventajas que obtendrás en tu empresa? ¡Te los desvelamos en este post!
La planificación y la organización son imprescindibles dentro de cualquier departamento administrativo de una empresa. Crear un orden de tareas, así como realizar algunas gestiones internas con tus empleados, te ayudarán a rentabilizar al máximo el trabajo en las oficinas de tu negocio.
Establece un protocolo de actuación
Establece un protocolo de actuación para cada una de las tareas que se realizan habitualmente en la oficina. Esto, permitirá a tus empleados a conocer la secuencia a seguir en cada uno de los trabajos que debe llevar a cabo diariamente. Y a su vez, evitarás dispersiones y pérdida de tiempo.
Además de estas ventajas. Otra de las grandes utilidades de este protocolo, es que si un empleado por cualquier motivo no puede realizar el trabajo, otra persona podrá ejecutarlo conociendo los pasos o gestiones que debe realizar.
Controla el estado de las tareas del departamento
Llevar un control de las tareas así como de los diferentes departamentos administrativos, también te ayudará a optimizar mucho más el trabajo. En este caso, cuenta con la confianza de los responsables de cada una de las secciones para que te mantengan al día de incidencias, avances o problemas.
Reúnete con los responsables de cada departamento
Muy a la par del punto anterior. Otra de las pautas a tener en cuenta para una buena organización administrativa de la empresa, es la comunicación. Por ello, reúnete con los responsables de cada departamento.
Establece una planificación de reuniones, ya sea semana, quincenal o mensual. A estas citas, acudirán los responsables de los diferentes departamentos como, contabilidad, facturación, personal, comercial… ¿La finalidad? Racionalizar las conexiones administrativas entre los diversos departamentos, imponiéndose unos objetivos de los que se deberá revisar su cumplimiento en la próxima reunión a celebrar.
Las ventajas de una buena organización administrativa
Cuando una empresa disfruta de una buena organización administrativa, tanto departamentos, empleados, como el negocio en sí contará con una serie de ventajas.
- Sus empleados podrán intercambiar entre si sus respectivos trabajos.
- Cuando un empleado se enfrente a una nueva tarea puede mostrarse crítico en la forma de llevarla a cabo. Ya que todavía no ha entrado en la rutina diaria. De este modo, podrá compartir si es eficaz o no esa forma de trabajar y aportar ideas.
- Todos podrán aprender nuevos sistemas de trabajo que le ayuden en sus tareas habituales.
- Mayor compromiso y trabajo en equipo.
- Este tipo de gestión, puede ayudar a la empresa a racionalizar las tareas administrativas que cada empleado apunta diariamente en una planilla. Anotando el inicio y final de las diferentes tareas que tiene encomendadas por ejemplo, mensualmente. Hay ocasiones en las que a los empleados no les agrada rellenar este tipo de estadillos. Pero hay que hacerlos saber que no es un proceso de control, sino que por el contrario es una forma de conocer qué sistema permitirá simplificar la realización de las diferentes tareas.
¿Realizas estas gestiones internas con tus empleados para optimizar mucho más la organización administrativa de tu empresa? ¿Utilizas otros recursos para ello? ¡Nos encantará que nos los cuentes! Si por el contrario, necesitas ayuda para organizar mucho más a tus empleados y tus departamentos, en Bufete Cremades & Martínez podemos ayudarte con nuestro servicios de gestión para empresas. ¡Llámanos!
